Sadece evrak kayıt değil, kurumda tutulan tüm defterleri yıl sonunda kapatmak resmi bir uygulamadır. Defter kapatma-açma işleri eğitim öğretim yılı bitiminde değil, takvim yılının bitiminde ve başlangıcında yapılmaktadır. 1 Ocak ile birlikte tüm defterler 01' den başlayarak yeniden açılmaktadır.