Hiçbir işini 24 saate sığdıramayanlar için;
Hiçbir işini 24 saate sığdıramayanlar için ;
ZAMAN YÖNETİMİ
Keşke bazen hiçbir şey yapmadan bomboş oturduğumuz saatleri saklayıp, yoğun iş günlerinde kullanmak mümkün olsaydı . Ama buna imkan yok ve bu nedenle yalnızca sekreterler değil tüm çalışanlar zamanını iyi yönetmek zorunda.
"Zaman yönetimi" 1970'lerden itibaren literatüre girdi. Bu konuyla ilgili yüzlerce kitap ve makale yayınlanmasına, çalışanlara binlerce ipucu verilmesine karşın bireylerin zamanlarını kullanma konusunda zaman zaman bonkör ve aldırmaz davrandıkları bir gerçek.
Sekreter.org olarak bireylerin zamanını kullanmadaki en önemli yanlışının "neyi amaçladıklarını" gözden kaçırmaları olduğuna inanıyoruz. Zamanın en iyi şekilde kullanılması, gün içerisinde iş saatleri sırasında ya da 24 saat boyunca tüm gününüzün dolu geçmesi olarak algılanmamalı yalnızca. Etkili bir zaman yönetimi, işteki ve genel olarak yaşamınızdaki hedeflerinize ulaşmaya yönelik zamanınızın en etkin şekilde kullanılmasıdır.
Bu nedenle işe, planlama yaparak değil tam tersi, neyi hedeflediğinizi düşünüp ortaya koyarak başlamalısınız. İkinci adım ise şu anda zamanınızı nasıl harcadığınızı sorgulamaktır. Hadi şimdi arkanıza yaslanıp önce amaçlarınızı sonra da bunlar için zamanınızı nasıl harcadığınızı bir düşünün ...
Amaçlarınızı bilmemize imkan yok ama işte zamanınızı nasıl kullandığınıza ilişkin size ipucu verecek ve kendinize mutlaka sormanız gereken bir kaç soru:
1. İşinizi, görevlerinizi tam olarak tanıyor musunuz?
2. Yalnızca önünüzde büyük hedefler mi var yoksa işinizle ilgili İrili ufaklı, değişik tipte hedefler belirlediniz mi?
3. Birbiriyle ilgili olan hedeflerinizi gruplayabiliyor musunuz?
4. İşlerinizi öncelik sırasına koymayı başarabiliyor musunuz?
5. Plan yapıyor musunuz? En kötü plan bile plansızlıktan iyidir, asla plansız çalışmayın.
6. Başladığınız bir işi tamamlamadan başka işlere mi geçiyorsunuz? Mümkünse bir işi bitirmeden başkasına geçmeyin.
7. İyi karar verebilmek için Muhakeme ve Sezgi Gücünüzü kullanıyor musunuz?
8. Bir dokümanı okurken ne kadar hızlı olduğunuzu hiç sorguladınız mı?
9. Özel işlerinizi büroda yapıyor musunuz?
10 .Bir işe başlamadan önce kendinize bir yöntem belirliyor musunuz?
11. İşe zor olanlardan mı yoksa kolay olanlardan mı başlıyorsunuz?
12. Bazı işleri reddetmeyi, 'hayır' demeyi biliyor musunuz ?
13. Günün sonunda işlerinizi gözden geçirip ertesi günün planını yapıyor musunuz?
Zaman Kazandıracak 10 Önemli İpucu
1. Her sabah 15 dakikanızı o gün yapmanız gerekenleri planlamaya ayırın. Eğer sabahlarınız buna müsait değilse akşamları bir sonraki günün planını yapın. Göreceksiniz hem içiniz daha rahat edecek hem de iki ayağınızı bir pabuca sığdırmaktan kurtulacaksınız.
2. Söz uçar yazı kalır. Bu nedenle yapmanız gerekenleri ya da aklınıza gelen fikirleri bir kağıda not alın. Yazmak yapmanın yarısıdır unutmayın.
3. Her zaman adım adım ilerlemeyi tercih edin. Önceliklerinizi belirleyip önceliklerinizi sırasıyla hayata sokun.
4. Planlarınızı ve görevlerinizi belli zaman aralıklarında gözden geçirmeyi alışkanlık haline getirin. Zaman zaman öncelikleriniz değişebilir. Böylece değerli zamanınızı önceliği olmayan işlere harcamaktan kurtulursunuz.
5. Mutlaka bir günlük kullanın. Planlarınızı ve yapmanız gerekenleri bu günlüğe kaydedin ve o gün içerisinde gerçekleştirdiklerinizin yanına işaret koyun.
6. İşyerinde, dikkatinizi dağıtabilecek şeylerden uzak durun. Örneğin masanız bir sokağa bakıyorsa ve gün içerisinde polislerle şoförlerin sık sık kavgasına şahit oluyorsanız bu gereksiz bir zaman kaybına yol açabilir. Hemen yerinizi değiştirin. Ayrıca masanızın üzerinde de işinizle ilgili olmayan şeyleri kaldırın.
7. Bugün ne yaparsam beni hedefime daha çabuk yaklaştırır? Bu soruyu gün içerisinde kendinize 100 kere sorun!
8. Aynı anda birden fazla iş yapanlara özenmeyin. Aynı anda tek bir işe odaklanıp o işi bitirmeye çalışın.
9. Kendi kararlarınıza güvenin. Eğer bir işin sizin düşündüğünüz yöntemle daha kısa zamanda çözüleceğine inanıyorsanız kendi planınızı uygulayın. Başkalarının önerilerini yerine getirmekle vakit kaybetmeyin
10. İşinizle ilgili nasıl günlük plan yapıyorsanız aynı şekilde haftalık plan da yapın. Bu sizi hafta başında herkesin yaşadığı isteksizlik ve tembellikten kurtaracaktır.
Kaynak: Zaman Yönetimi, Ray Josephs
